2023年10月から改正消費税法が施行され、適格請求書等保存方式いわゆるインボイス制度が開始されました。これに併せて導入されたのが、紙の適格請求書を電磁的記録（電子データ）でやり取りする電子インボイスです。
現在発行されている適格請求書（インボイス）には、発行者の名称、取引年月日、取引内容、登録番号（課税事業者のみ登録可能）、適用税率、税率ごとに区分した消費税額などを記載しなければなりません。仕入れ側は仕入税額控除のためにすべてのインボイスを保存しなければならず、また売り手側も発行したすべてのインボイスを保存することが義務付けられています。このため事業者には請求書の保存と管理の手間が増えることになり、紙媒体で請求書を保存すると、膨大な作業と保存スペースが必要になります。
しかし、電子インボイスを導入すると、インボイス制度の導入で問題となった複雑な事務作業や税計算を効率的かつ正確に行うことができます。ただ紙媒体の請求書を電子データに変換するのでは事務作業が煩雑になるだけなので、電子インボイスでは、統一されたフォーマットのもとで運用することにより、全体の流れを効率的に進めようとする動きがあります。
我が国では電子インボイスの策定と普及を目指す業界団体「電子インボイス推進協議会」（現デジタルインボイス推進協議会、EIPA）が2020年に、我が国の電子インボイス標準仕様をPeppolに準拠させると発表しました。Peppolは「Pan European Public Procurement Online」の略で、電子文書の仕様や運用ルールを定めた国際規格で、ネットワーク上でのやり取りに対応しているのが特徴です。
Peppolインボイスは国際規格に準拠することで、海外との取引も可能になると期待できます。
では、請求書の発行、管理などを電子インボイスで行うことによって、企業にどのような利点があるのかを、いくつかご紹介します。
- 電子データで適格請求書を取り扱うため、紙ベースでの保管方法よりも管理しやすく省スペースでの保管が可能となります。
- 電子インボイスは編集履歴やタイムスタンプによってデータに改ざんがないことを証明することができます。
このほかにも電子インボイスの導入は、ここに掲げていない多くの利点があります。
また、②で見たデータの改ざん防止は企業のコンプライアンスを高め、企業価値を高めることにつながります。
もちろん導入にはコストがかかり、電子データ保存のルールを社内で策定する必要が生じます。また、自社が電子インボイスを受け取った場合には、国税関係帳簿書類の保存方法を定める「電子帳簿保存法」にもとづいて、電子データとして受け取った請求書は、電子データのまま保存しなければなりません。
逆に自社が取引先に電子インボイスを発行しようとしても、取引先が電子インボイスに対応していない場合には、自社も紙媒体で適格請求書を発行する必要が生じます。そのため、電子インボイス導入後に電子インボイスを発行できない事態を回避するためには、導入前に取引先が電子インボイスを利用できるかどうか、または利用の予定があるかを確認する必要があります。新しい制度であるうえの問題です。
電子インボイスの導入は、先ほど挙げた大きなメリットがあるとともに、電子インボイスに対応した会計ソフトを導入すれば、電子インボイスから仕訳を生成することができ、自社の経理業務の効率化を図ることができます。この機会に電子インボイスの導入を検討されてみてはどうでしょうか。
税理士 山村祥弘